¿Quién no se acuerda de la enorme montaña de papeleo que suponía la gestión del talento de la empresa? El volumen podía llegar a ser tal, que muchas veces era imposible llevar a cabo todas las tareas necesarias, resintiéndose la relación entre empresa y colaboradores. Por suerte, el avance tecnológico y la transformación digital nos ha traído recursos como los HRIS, un aliado muy potente esencial en cualquier departamento de RRHH.
HRIS son las siglas de Human Resources Information System, y son sistemas de gestión documental relacionada con la fuerza de trabajo de una compañía. La gran baza de estos programas informáticos es que ayudan a los profesionales del departamento de recursos humanos a controlar toda la información necesaria y relevante de los empleados a golpe de clic.
Gracias a su organización automática y la inmediatez de respuesta, los responsables del área de RRHH pueden gestionar prácticamente todo lo que hace referencia al personal de trabajo de manera ágil y eficaz, ahorrando tiempo y costes.
Además, la digitalización permite una visualización mucho más completa de la información: se puede llevar un registro histórico de los datos y hacer comparaciones a través de una sola interfaz, por lo que es más fácil tomar decisiones acertadas que mejoren la experiencia de empleado.
Hoy en día, prácticamente todas las organizaciones, sin importar su sector y su tamaño, cuentan con algún tipo de HRIS en su estrategia de gestión, adaptándose a la digitalización que el mercado actual demanda. A través de estos softwares, las compañías pueden ser más competitivas y dedicar más tiempo a lo que de verdad importa: las personas.
Cada proveedor de este tipo de sistemas tendrá alguna función que la haga desmarcarse de la competencia, por lo que no hay dos HRIS iguales. Sin embargo, existe un conjunto de funcionalidades que todos tienen en común:
Gestión documental de los empleados. Todo lo relativo a la información personal de cada empleado, nóminas, descripción de su puesto de trabajo, informes de desempeño y cualquier otro tipo de feedback.
Gestión documental de la organización. Manuales de empleados, pautas de actuación en caso de emergencia, guías de seguridad y F.A.Q entre otros.
ATS. Se trata del sistema de seguimiento de candidatos, lo que incluye información sobre los candidatos que se ponen en contacto, sus CV’s, vacantes, entrevistas, fases, etc.
Administración de beneficios. Con esta funcionalidad los empleados pueden buscar su propia información y hacer un seguimiento de sus vacaciones, días personales, tiempo de baja por enfermedad, justificantes médicos y similares.
Capacitación y desarrollo. Esto permite a los gerentes monitorizar el desarrollo personal de los empleados y realizar informes de desempeño y rendimiento, así como identificar talento de alto potencial.
Otra opción que permiten los HRIS es su total integración con otros programas y juntar así todas sus funcionalidades en el mismo sitios, proporcionando un área de trabajo muy completo.
Como ya has visto, la agilidad en la gestión el ahorro de coste y tiempo es ya un enorme beneficio para las empresas que cuentan con estas herramientas en sus procesos. Pero también existen otras ventajas muy interesantes, y que te explicamos a continuación:
Los profesionales de RRHH tendrán toda la información que necesitan para gestionar la organización al completo en un solo lugar, ya que un HRIS eficaz es capaz de proporcionar y analizar datos sobre empleados, exempleados y candidatos durante todo su viaje, desde que se pone en contacto con la empresa, pasando por su permanencia y hasta que se marcha.
Gracias al trabajo informatizado y al uso de People Analytics que integran la mayoría de estos programas, es muy fácil generar informes que permitan proyectar y presupuestar eficazmente el coste de los recursos humanos, ayudándote a tomar mejores decisiones sobre contrataciones, despidos, pagos, promociones, personal, tasas de rotación, retención, atracción y selección, onboarding, etc.
Con los HRIS se le dice adiós al papeleo. Como decimos, estos sistemas son capaces de ofrecer toda la información necesaria de manera integrada en una sola plataforma, habiéndola accesible a gerentes y equipos directivos. Como resultado, se aligera la carga administrativa, optimizando el tiempo y mejorando la productividad y el desempeño.
Gracias a los HRIS, se puede asegurar la privacidad y la seguridad de los datos gracias al blindaje digital y a las certificaciones de seguridad, manteniendo la información mucho más protegida en comparación al papel. No solo eso, también se evita su deterioro y su pérdida, ya que todos estos sistemas cuentan con copias de seguridad en caso de emergencia.
Los HRIS proporcionan una ubicación centralizada de toda la información de la organización referente a políticas y procedimientos, a la cual los empleados pueden acceder fácilmente cuando quieran, mejorando así la comunicación interna.
Al ser accesible, también fomenta la transparencia, lo que ayuda a tener una mejor imagen de marca y un clima laboral favorable.
Gracias a los HRIS, las solicitudes de vacaciones, días libres, cambio de datos, pagos electrónicos, cambios en los formularios, etc., se pueden automatizar y realizarse de manera autónoma sin la intervención de las personas de RRHH. Esto agiliza todos los procesos, dando respuestas automáticas que mejoran en gran medida la experiencia de empleado, que no tendrá que estar esperando la aprobación (o no) del departamento de personal.
Las herramientas de gestión documental son un gran soporte a la hora de planificar y desarrollar planes de acción que permitan mejorar el compromiso, la satisfacción y la retención del talento, a la vez que impulsan su crecimiento y su desarrollo dentro de la organización. Lo que se consigue al final son equipos mucho más competitivos e innovadores que ayudan a potenciar el éxito de la empresa.
Otra de las grandes ventajas de los HRIS es que es capaz de optimizar los procesos de atracción y reclutamiento de candidatos. Con la información almacenada en la base de datos y a través de los análisis realizados mediante People Analytics, estos programas pueden ayudar a identificar las necesidades de las organizaciones, mejorar la publicación de anuncios, analizar palabras clave de los CV’s recibidos y monitorizar todas las fases del proceso, desde la recepción del currículum hasta su incorporación y onboarding.
Actualmente en el mercado existen una gran cantidad de proveedores de sistemas de gestión documental. Entre los más populares encontramos:
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